Alors que le cap est mis sur le cabinet numérique, la question de la gestion des documents se pose.  Etat des lieux.
Ged, archivage : quel chantier ouvrir ? La réorganisation liée à la dématérialisation du cabinet démarre par la mise en place d’une Ged, qui précède le choix d’une solution d’archivage. Il existe plusieurs types de Ged : les solutions intégrées dans les logiciels de production, les solutions plus complètes développées par des éditeurs spécialisés et les outils «maison». “Les premières sont les plus répandues dans les cabinets”, observe Jean Saphores, président de la commission innovation et technologie du CSOEC et vice-président du CSOEC. Pour l’expert, la question ne se pose pas pour les cabinets nouvellement créés qui dématérialisent leur dossier de travail et utilisent une Ged dès le démarrage de leur activité. Pour les autres, le passage au tout numérique est moins évident. “Nous avons du mal à obtenir un état des lieux complet car seuls les experts-comptables intéressés répondent aux enquêtes menées surle sujet”, ajoute Jean Saphores.
Des Ged «maison»
Le groupement France Défi s’est doté d’une Ged conçue en interne dès 2005 – Rev’GED – adossée depuis le début de l’année à Google Apps Business pour le partage dans le Cloud. Une brique supplémentaire qui permet d’augmenter la productivité du cabinet mais également d’échanger plus efficacement avec les clients. Pour Philippe Cohen, expert-comptable dirigeant du cabinet Alexma Audit et directeur métiers au sein du groupement, à l’origine de Rev’Ged, la Ged pour un cabinet ne consiste pas uniquement à utiliser un logiciel pour stocker, classer et partager les fichiers : “nous avons pensé la Ged comme un concept qui mélange des outils internes et externes et une méthode de travail”. Dans les bureaux de Michel Besson Expertise comptable à Arnouville Les Mantes (78), aucun papier ne traîne, ils ont disparu depuis longtemps. L’expert-comptable, féru d’informatique, fait lui aussi figure de précurseur car il a mis en œuvre un logiciel «maison» développé par son fils au début des années 2000, qui lui permet de traiter tous les documents au format numérique. Pour cet expert-comptable, la gestion des documents électroniques ne pose aucun problème. D’ailleurs, relativise-t-il, “les scans ne représentent que 20 % du contenu de la GED, car le reste est déjà au format électronique (email, paye, etc.)”.

Archivage hybride
Alors que la Ged sert à classer les documents, l’archivage sert à les conserver pendant le nombre d’années requis. Les documents stockés dans une Ged peuvent le cas échéant être modifiés, ce qui n’est pas le cas des documents insérés dans un système d’archivage électronique (SEA). Pour l’heure, dans les cabinets, les solutions sont l’archivage encore hybrides (papier et documents électroniques). La question des originaux fait débat. “Les originaux appartenant aux clients sont numérisés et restitués car c’est à eux de gérer leurs propres archives, témoigne
Michel Besson. Nous ne conservons que les versions numériques, hébergées sur serveur en interne, et sauvegardées auprès d’un prestataire extérieur”, ajoute-t-il.

Le problème des copies numériques
Selon l’article 3 du décret n° 83-1020 du 29 novembre 1983, modifié par le décret n°2002-312 du 26 février 2002, tout enregistrement comptable doit préciser l’origine, le contenu et l’imputation de chaque donnée ainsi que les références de la pièce justificative qui l’appuie. Sont donc archivés les fichiers comptables, les documents électroniques, le dossier de travail annuel et les copies des pièces justificatives. Or, ces copies n’ont pas de valeur probante. “Nous avons demandé au gouvernement de faire évoluer le code civil afin de pouvoir générer un double électronique certifié conforme et bénéficiant de la même force probante que l’original, mais nous n’avons
pas obtenu de réponse”, indique Jean Saphores. Concernant les bulletins de paie, la dématérialisation n’est pas à l’ordre du jour. “En plus des espaces sécurisés pour le cabinet et pour l’entreprise, il faudrait ouvrir un coffre fort électronique par salarié pour permettre à chacun de conserver ses documents et de les gérer indépendamment de l’employeur et tout au long de sa carrière. La question du modèle économique d’une telle organisation n’est pas encore réglée”, résume Jean Saphores.
De nombreuses solutions d’archivage électronique sécurisé sont disponibles sur le marché, internalisées ou externalisées. “Disposons nous des compétences des tiers de confiance ?”, s’interroge Jean Saphores, avant de préciser : “Le tiers archivage est un métier et le prestataire s’engage à pouvoir restituer un document quelles que
soient la durée de conservation, l’évolution des normes, des formats, etc.”. Car, l’archivage dépasse la simple fonction de sauvegarde…

Véronique Méot