Vers la facturation électronique pour 2025
A partir de 2025, la facturation électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture est dite électronique lorsqu’elle est établie, transmise et reçue sous un format structuré électronique et lorsque le format permet le traitement automatique et électronique de la facture. Elle doit remplir trois critères majeurs tels que l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité, c’est-à-dire qu’elle doit garantir l’identité de son émetteur, elle ne peut pas être modifiée, copiée ou supprimée et elle doit être dactylographiée afin d’être lisible par un humain mais également par un programme informatique, rappelle Philippe Cohen, expert-comptable chez Alexma Audit.
Quels sont les avantages de la facturation électronique ?
Selon Philippe Cohen, plusieurs avantages sont à envisager dont :
- Des échanges commerciaux sécurisés
- Une compétitivité des entreprises renforcée
- Un gain de temps dans le processus de facturation (disparition de l’archivage physique, envoi, traitement…)
- Une économie puisque la facture électronique revient moins cher
- Une déclaration de TVA facilitée
- Une lutte contre la fraude de TVA
Quelles sont les dates clés ?
- Actuellement : facturation électronique obligatoire pour les entreprises travaillant pour l’Etat
- 2023 : facturation électronique obligatoire pour les grandes entreprises
Grande entreprise : > 5 000 salariés ou chiffre d’affaires annuel > 2 Milliards d’euros
- 2024 : facturation électronique obligatoire pour les ETI
ETI : Entreprises de Taille Intermédiaire : entre 250 et 4 999 salariés ou chiffre d’affaires < 1.5 Milliards d’euros
- 2025 : facturation électronique obligatoire pour les PME et TPE
PME (Petite et Moyenne Entreprise) : < 250 salariés ou chiffre d’affaires < 50 millions d’euros
TPE (Très Petite Entreprise) : < 10 salariés ou chiffre d’affaires < 2 millions d’euros
Comment faire face à ce changement ?
La plateforme MaCompta.com mise à disposition par Alexma Audit vous permet déjà d’envoyer et de recevoir vos factures électroniques au format Factur-X. Il s’agit d’un modèle de facture électronique mixte puisqu’il combine un format PDF pour les utilisateurs et un format XML pour le traitement automatisé.
Le cabinet tient à rappeler que son équipe est présente à vos côtés pour vous guider, vous conseiller et vous accompagner dans toutes vos démarches. N’hésitez pas à la contacter pour toute question relative à la facturation électronique.
Bitcoins, accepter la monnaie virtuelle et après ?
Bitcoins : derrière ce nom à la consonance anglo-saxonne se cache une monnaie numérique universelle créée en 2009. Aujourd’hui dans le monde, une centaine de milliers de sites d’e-commerce l’acceptent déjà comme devise. Parmi eux, des poids lourds, Microsoft, Dell ou Expedia.
Selon Philippe Cohen, expert-comptable et commissaire aux comptes du cabinet Alexma Audit, membre du groupement France Défi, « pour les sociétés évoluant sur internet, le bitcoin présente une manière intéressante d’augmenter sa notoriété ». Encore faut-il en connaître les caractéristiques et le mode d’emploi.
Les bitcoins, une monnaie virtuelle
Le bitcoin n’est pas une véritable monnaie mais une unité de compte. Aucune banque centrale ne le gère et aucun organisme n’est capable d’en assurer la pérennité. Il est « fabriqué » par des particuliers ou des entreprises disposant de puissants ordinateurs en réseau, munis d’un logiciel précis. Le volume maximal de bitcoins en circulation a été défini dès le départ pour aller jusqu’à 21 millions. Ce plafond devrait être atteint en 2140. « Cette limitation assimile le bitcoin à l’or, en jouant sur sa rareté. Elle en fait une monnaie extrêmement volatile avec des variations de cours très importantes », analyse Philippe Cohen.
Malgré cette volatilité, accepter les bitcoins comporte quelques solides avantages pour une entreprise : les transactions ne coûtent quasiment rien, une transaction effectuée en bitcoins ne peut pas être annulée et les versements sont effectués en quelques minutes à travers le globe.
Accepter les bitcoins mode d’emploi
Pour une entreprise qui souhaite adopter le bitcoin, le démarrage est assez simple. Il faut au préalable ouvrir un compte sur une plateforme d’échange, comme par exemple, Paymium ou La maison du bitcoin. Depuis janvier 2013, l’activité de ces plateformes, à travers lesquelles il est autorisé de vendre des bitcoins, est soumise à un agrément de prestataire de services de paiement, délivré par l’Autorité de contrôle prudentiel et de résolution (ACPR).
Une fois son portefeuille créé, il suffit à l’entreprise d’installer un lien sur son site commerçant pour diriger le client vers la plateforme où il va payer. Le prix en bitcoin correspond à celui en euros, selon le cours bitcoin du jour. Mais, à la différence d’une monnaie classique, cette valeur varie ensuite dans les grandes largeurs ! « C’est pourquoi, insiste Philippe Cohen, lorsqu’on accepte les bitcoins, il faut les transformer rapidement en monnaie nationale. » Cette conversion rapide est d’ailleurs proposée par la plupart des plateformes d’échange.
Dans la comptabilité de l’entreprise, le bitcoin est ainsi intégré et traité comme une monnaie étrangère. « Que ce soit du bitcoin, des dollars ou des yens, le mode de comptabilisation est identique », explique Philippe Cohen. Côté facture, le site bitcoin.fr conseille de facturer le bien ou service vendu en euros, et d’indiquer la contre-valeur en bitcoins qui fait office de paiement.
Au niveau fiscal, les règles édictées depuis quelques années par les autorités européennes et françaises concernent les contribuables et les entreprises qui fabriquent du bitcoin, les « mineurs ». Pour une entreprise qui se contente d’accepter les bitcoins comme moyen de paiement, deux voies s’offrent à elle : elle peut les intégrer immédiatement dans sa comptabilité une fois convertis, ou elle peut les garder un temps sur son portefeuille. Si elle choisit de les garder et de les échanger plus tard – ce qui revient à spéculer -, le gain ou la perte éventuels seront pris en compte dans le cadre de l’impôt sur les sociétés. Comme pour n’importe quelle monnaie étrangère au cours changeant.
Liste des prestataires de services de paiement agréés : http://acpr.banque-france.fr/agrements-et-autorisations/registres-et-listes/regafi-et-liste-des-agents-financiers.html
PGE et dispositif de soutien aux entreprises fragilisées : comment bien les gérer sur le long terme ?
Véritables bols d’air, le PGE et le dispositif de soutien à la trésorerie des entreprises fragilisées par la crise du Covid-19 devront demain être remboursés.
Pour permettre aux entreprises de faire face à la crise liée à l’épidémie de Covid-19, l’État a mis en place de nombreuses mesures de soutien à leur trésorerie, à commencer par le Prêt garanti par l’État (PGE). Il s’agit d’un prêt accordé par la banque à une entreprise, pouvant représenter jusqu’à trois mois de chiffre d’affaires 2019 ou deux années de masse salariale. L’État y apporte sa garantie à hauteur de 90 %. L’entreprise bénéficie d’un différé d’un an pour le remboursement du capital et l’amortissement peut être étalé sur cinq ans.
Ouvert jusqu’à la fin de l’année, le PGE a déjà été massivement souscrit. Début juin, 85 milliards d’euros avaient ainsi été octroyés. « Il a été demandé par des entreprises vraiment en difficulté, qui avaient besoin d’une aide pour passer les prochains mois, mais aussi par une deuxième catégorie qui ne rencontrait pas de difficultés financières importantes sur le moment, mais qui s’interrogeait sur la manière dont l’activité allait reprendre », constate Philippe Cohen, expert-comptable chez Alexma Audit, membre du groupement France Défi.
Des aides ad hoc pour les déçues du PGE
Pour les TPE et PME qui n’auraient pas obtenu de PGE, même après sollicitation du médiateur du crédit, de nouvelles aides ont été instituées par un décret du 12 juin dernier. Les entreprises concernées doivent justifier de réelles perspectives de redressement et ne pas faire l’objet de procédures collectives d’insolvabilité. Elles peuvent prétendre à une aide représentant jusqu’à 25 % de leur chiffre d’affaires hors taxe 2019 ou l’équivalent de leur masse salariale pour celles créées depuis le 1er janvier 2019.
Si le montant est inférieur à 800 000 €, l’aide prend la forme d’une avance remboursable, dont le remboursement peut s’étaler sur dix ans avec un différé d’amortissement en capital allant jusqu’à trois ans. Si le montant est supérieur, l’aide devient un prêt à taux bonifié, le capital n’est remboursé qu’après un an et l’amortissement. est limité à six ans. « Ces aides sont un bol d’oxygène, qui donne du temps aux entreprises », résume Philippe Cohen. Mais s’il s’agit dans l’immédiat d’un soutien salutaire, la question se pose aussi de leurs implications à moyen ou long terme.
Dépenser doucement et prévoir le remboursement
« Elles doivent être gérées en bon père de famille », résume l’expert-comptable. L’activité économique pourrait pâtir pendant longtemps des conséquences de l’épidémie et mieux vaut donc d’abord tâcher de ne pas dépenser trop vite cette trésorerie facilement accessible. Il importe également d’anticiper la question de leur remboursement. « Dans un an, il faudra commencer à rembourser le PGE. Certains seront en mesure de le faire en intégralité, d’autres devront négocier le plan d’amortissement avec leur banque et le taux appliqué sera alors fonction de l’environnement de l’entreprise », avertit Philippe Cohen. Certaines entreprises, trop en difficulté, risquent de ne pas pouvoir faire face à cette échéance.
Repositionnement stratégique
D’où l’importance de préparer l’avenir.
Ces aides doivent être vues comme une accalmie permettant à l’entreprise de se repositionner sur son marché, de retravailler son offre, son marketing, sa communication et de réfléchir à l’opportunité de réduire certaines charges
Mieux vaut également que le dirigeant suive de près l’évolution de la situation de son entreprise dans les prochains mois. « Son expert-comptable peut l’y aider en lui apportant des chiffres en temps réel et la prise de recul parfois nécessaire à l’analyse de la situation », assure Philippe Cohen. Des échanges réguliers avec la banque et les différents partenaires de l’entreprise sont aussi à prévoir.
Ainsi, elle sera en mesure de réagir à temps si les difficultés s’installent. « Tant que l’on n’est pas en cessation de paiement, on peut se mettre en procédure de sauvegarde, ce qui permet de bénéficier d’encore un peu de temps pour se repositionner », souligne le professionnel.
Pour que les prêts et les avances consentis dans l’urgence aident les entreprises à pérenniser leur activité sur le long terme, c’est dès à présent et au quotidien qu’elles doivent réfléchir à la nécessité d’assumer leur remboursement.
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Travailler avec des outils collaboratifs : quelles sont les bonnes pratiques ?
Les outils collaboratifs et les plateformes de partage peuvent révolutionner notre façon de travailler. À condition de choisir les bons…
Philippe Cohen, gérant de la société Alexma Audit, membre du groupement France Défi, a ouvert une entreprise « 100% digital ». Cet expert-comptable et commissaire aux comptes travaille exclusivement avec des outils collaboratifs avec ses collègues et avec ses clients. « Nous avons été parmi les précurseurs à travailler en mode partagé, note-t-il. Cela vaut aussi pour notre clientèle. Nous ne pourrions pas prendre un client qui apporterait sa comptabilité dans un classeur. Tout doit être accessible et partagé. Par et pour tous. »
Travailler dans le cloud, de Google à NETexcom
Hors de question, ici, de départager les logiciels collaboratifs. Philippe Cohen en a vu émerger beaucoup : « C’est vraiment une question de sensibilité et de prise en main des outils, en fonction des différentes modalités proposées. » Pour sa bureautique, il se montre très satisfait de la gamme « G Suite » de Google, une suite intégrée d’applications de collaboration et de productivité cloud sécurisées, qui comprend Gmail, GED, Agenda, soit des outils de partage de documents (PDF, EXCEL) et de calendrier, notamment. Aux échanges de mails, il ajoute des fenêtres de « chat » et des outils de vidéoconférence. Il utilise aussi des documents où chacun peut écrire et contribuer en même temps que ses collègues.
Pour sa facturation, en revanche, le cabinet utilise son propre logiciel de comptabilité. « Là encore, il y a plusieurs « environnements » possibles, précise notre expert. Certains éditeurs vous obligent à installer un module sur votre ordinateur qui leur est propre. Notre logiciel NETexcom fonctionne exclusivement en mode web avec toute notre activité en « cloud ». Pour nous qui sommes souvent en déplacement comme pour nos clients, qui ont accès en permanence à des tableaux de bord et à des informations financières en temps réel, c’est très pratique. »
Outils collaboratifs : quelques mises en garde
Pour autant, l’adoption de logiciels collaboratifs nécessite une vraie réflexion. « Ce n’est pas parce qu’ils font leurs preuves qu’ils marcheront dans un autre cabinet, insiste Philippe Cohen. Il faut utiliser ces applications comme un moyen, non comme une fin, en fonction de sa stratégie et de la sensibilité de chacun. C’est une vraie problématique de ressources humaines. » Il s’avère essentiel de prendre quelques précautions.
Si j’avais un seul conseil à donner, ce serait celui-ci : n’utilisez que des outils payants, et pas les versions gratuites souvent proposées
L’éditeur, dans ses conditions générales, se réserve souvent le droit d’utiliser vos données à des fins d’exploitation. « Payer un abonnement professionnel, c’est la garantie d’avoir un environnement sécurisé, et des sauvegardes régulières. »
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Artisans, comment vous immatriculer au répertoire des métiers ?
Pour être artisan, il est obligatoire de remplir certaines conditions. Parmi elles, l’immatriculation au répertoire des métiers, étape finale qui vient concrétiser un projet d’entreprise.
Avec 1 358 269 entreprises artisanales en 2018, l’artisanat est toujours le premier employeur de France. Qu’ils soient boulangers, couvreurs, taxidermistes, ambulanciers indépendants… tous ces professionnels ont un point commun : ils sont immatriculés au répertoire des métiers. Une étape obligatoire pour qui veut exercer en qualité d’artisan. « L’immatriculation concerne les personnes indépendantes, quel que soit le statut juridique, n’employant pas plus de 10 salariés et exerçant une activité de production, de transformation, de réparation ou de prestation de services », présente Philippe Cohen, expert-comptable à Alexma-Audit, membre du groupement France Défi. Pour vérifier que l’activité relève de l’artisanat, une liste a été fixée par décret, « la distinction entre artisan ou non n’étant pas toujours facile », précise l’expert-comptable. « Par exemple, un VTC relève de l’artisanat quand une société de transport, non. »
Immatriculation au répertoire des métiers : comment s’enregistrer ?
Les démarches s’effectuent auprès du Centre de Formalité des Entreprises (CFE) de la Chambre des métiers et de l’artisanat dont dépend le futur artisan. Elles peuvent être réalisées directement sur place ou en ligne via le guichet entreprise qui se charge ensuite de transmettre votre demande au CFE, qui fournira un numéro SIREN et un code APE de la part de l’INSEE. Ce numéro est ensuite utilisé pour éditer une carte d’immatriculation « D1 », destinée à légitimer l’activité de l’entreprise.
Le fait de s’inscrire à la Chambre des métiers avec le CFE va permettre d’avertir toutes les caisses et l’administration sociale et fiscale. Sans ça, vous ne pouvez pas travailler, faute d’avoir un statut professionnel
L’entrepreneur a un mois avant le début d’activité pour envoyer sa demande d’immatriculation avec les pièces justificatives qui varient selon le statut juridique. Un stage de préparation à l’installation, d’une durée minimale de 30 heures, est obligatoire. « Sauf dans certains cas, notamment si la personne est titulaire d’un diplôme de niveau III ou a exercé pendant au moins 3 ans, une activité professionnelle », note Philippe Cohen. Une obligation que le projet de loi Pacte, actuellement en examen, pourrait à terme rendre facultative.
Immatriculation : la concrétisation d’un projet avancé
En cas de modification de situation, les changements doivent être déclarés en ligne dans un délai d’un mois. « Si le seuil maximal de 10 salariés est dépassé en cours d’activité, l’immatriculation reste maintenue jusqu’à 49 salariés si l’entrepreneur le souhaite », précise Philippe Cohen.
Selon lui, l’immatriculation reste une finalité et doit venir concrétiser un projet ficelé, et non l’inverse. « Il faut s’être déjà posé les bonnes questions sur la viabilité de l’activité, la concurrence, le coût d’installation, les capacités de financements », souligne l’expert-comptable dont le recours peut s’avérer pertinent, d’autant plus que les tarifs d’immatriculation (132 euros) restent modestes. « C’est de l’administratif pur et dur. Un entrepreneur peut facilement perdre du temps alors qu’il a autre chose à faire au lancement de l’activité. »
Système d’archivage électronique : ce qu’il faut savoir
Comme pour les documents papier, les fichiers numériques doivent aussi être archivés. Une démarche facilitée par le système d’archivage électronique (SAE), accessible même aux plus petites entreprises.
Créer des documents, les modifier, les valider, les partager avant de les archiver… Le cycle de vie des fichiers numériques est identique à celui des documents papiers. Envisager d’utiliser un système d’archivage électronique (SAE) de ses documents implique au préalable de s’être équipé d’un outil de gestion électronique des documents (GED). « L’un ne va pas sans l’autre, souligne Philippe Cohen, expert-comptable et commissaire aux comptes du cabinet Alexma Audit membre du groupement France Défi.La GED permet de gérer les contenus numériques « vivants », qu’il s’agisse de mails, de factures, de bons de commandes ou de bulletins de paie. Et lorsque ceux-ci n’ont plus d’utilité immédiate, qu’ils sont « figés », ils peuvent basculer dans le SAE afin d’être conservés de manière sécurisée et pérenne ».
Un coffre-fort numérique en complément
Une salle d’archivage virtuelle dans laquelle ils resteront le temps nécessaire, notamment en fonction des délais de conservation prévus par la loi. « Si dans une multinationale, les documents à l’importance secondaire ne sont pas conservés, dans une TPE et une PME, il n’est pas nécessaire d’effectuer un tri, car pour des tarifs très abordables, les capacités de stockage proposées ne cessent d’augmenter », remarque Philippe Cohen. Certaines pièces, elles, devront être mises à l’abri dans un coffre-fort numérique. « C’est le cas des factures électroniques, mais aussi des documents émis dans certains métiers, comme les notaires », précise Philippe Cohen.
Système d’archivage électronique: opter pour les leaders du stockage
Avant d’opter pour l’un ou l’autre système d’archivage, mieux vaut s’assurer de sa compatibilité avec son outil de GED afin d’automatiser l’archivage. Une possibilité offerte, notamment pour les petites structures, par les leaders mondiaux du stockage et de l’archivage que sont Google, Amazon, Microsoft et Apple. G Suite de Google, par exemple, permet pour des coûts modiques de gérer ses documents dans son Drive puis de les archiver de manière automatique. « Cette solution est d’ailleurs compatible avec d’autres GED, qu’il s’agisse de GED « métier » développés par des éditeurs indépendants et répondant aux besoins de professions spécifiques, ou de GED conçues sur-mesure pour des activités très pointues », constate Philippe Cohen. Avantage : ces géants du numérique bénéficient des technologies les plus avancées en matière de sécurité. Il y a donc peu de risque de voir ses données perdues à cause d’une cyber-attaque.
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Quelle gestion des flux documentaires dans les cabinets?
Alors que le cap est mis sur le cabinet numérique, la question de la gestion des documents se pose. Etat des lieux.
Ged, archivage : quel chantier ouvrir ? La réorganisation liée à la dématérialisation du cabinet démarre par la mise en place d'une Ged, qui précède le choix d'une solution d'archivage. Il existe plusieurs types de Ged : les solutions intégrées dans les logiciels de production, les solutions plus complètes développées par des éditeurs spécialisés et les outils «maison». "Les premières sont les plus répandues dans les cabinets", observe Jean Saphores, président de la commission innovation et technologie du CSOEC et vice-président du CSOEC. Pour l'expert, la question ne se pose pas pour les cabinets nouvellement créés qui dématérialisent leur dossier de travail et utilisent une Ged dès le démarrage de leur activité. Pour les autres, le passage au tout numérique est moins évident. "Nous avons du mal à obtenir un état des lieux complet car seuls les experts-comptables intéressés répondent aux enquêtes menées surle sujet", ajoute Jean Saphores.
Des Ged «maison»
Le groupement France Défi s'est doté d'une Ged conçue en interne dès 2005 – Rev'GED - adossée depuis le début de l'année à Google Apps Business pour le partage dans le Cloud. Une brique supplémentaire qui permet d'augmenter la productivité du cabinet mais également d'échanger plus efficacement avec les clients. Pour Philippe Cohen, expert-comptable dirigeant du cabinet Alexma Audit et directeur métiers au sein du groupement, à l'origine de Rev'Ged, la Ged pour un cabinet ne consiste pas uniquement à utiliser un logiciel pour stocker, classer et partager les fichiers : "nous avons pensé la Ged comme un concept qui mélange des outils internes et externes et une méthode de travail". Dans les bureaux de Michel Besson Expertise comptable à Arnouville Les Mantes (78), aucun papier ne traîne, ils ont disparu depuis longtemps. L'expert-comptable, féru d'informatique, fait lui aussi figure de précurseur car il a mis en œuvre un logiciel «maison» développé par son fils au début des années 2000, qui lui permet de traiter tous les documents au format numérique. Pour cet expert-comptable, la gestion des documents électroniques ne pose aucun problème. D'ailleurs, relativise-t-il, "les scans ne représentent que 20 % du contenu de la GED, car le reste est déjà au format électronique (email, paye, etc.)".
Archivage hybride
Alors que la Ged sert à classer les documents, l'archivage sert à les conserver pendant le nombre d'années requis. Les documents stockés dans une Ged peuvent le cas échéant être modifiés, ce qui n'est pas le cas des documents insérés dans un système d'archivage électronique (SEA). Pour l'heure, dans les cabinets, les solutions sont l'archivage encore hybrides (papier et documents électroniques). La question des originaux fait débat. "Les originaux appartenant aux clients sont numérisés et restitués car c'est à eux de gérer leurs propres archives, témoigne
Michel Besson. Nous ne conservons que les versions numériques, hébergées sur serveur en interne, et sauvegardées auprès d'un prestataire extérieur", ajoute-t-il.
Le problème des copies numériques
Selon l'article 3 du décret n° 83-1020 du 29 novembre 1983, modifié par le décret n°2002-312 du 26 février 2002, tout enregistrement comptable doit préciser l'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée ainsi que les références de la pièce justificative qui l'appuie. Sont donc archivés les fichiers comptables, les documents électroniques, le dossier de travail annuel et les copies des pièces justificatives. Or, ces copies n'ont pas de valeur probante. "Nous avons demandé au gouvernement de faire évoluer le code civil afin de pouvoir générer un double électronique certifié conforme et bénéficiant de la même force probante que l'original, mais nous n'avons
pas obtenu de réponse", indique Jean Saphores. Concernant les bulletins de paie, la dématérialisation n'est pas à l'ordre du jour. "En plus des espaces sécurisés pour le cabinet et pour l'entreprise, il faudrait ouvrir un coffre fort électronique par salarié pour permettre à chacun de conserver ses documents et de les gérer indépendamment de l'employeur et tout au long de sa carrière. La question du modèle économique d'une telle organisation n'est pas encore réglée", résume Jean Saphores.
De nombreuses solutions d'archivage électronique sécurisé sont disponibles sur le marché, internalisées ou externalisées. "Disposons nous des compétences des tiers de confiance ?", s'interroge Jean Saphores, avant de préciser : "Le tiers archivage est un métier et le prestataire s'engage à pouvoir restituer un document quelles que
soient la durée de conservation, l'évolution des normes, des formats, etc.". Car, l'archivage dépasse la simple fonction de sauvegarde…
Véronique Méot