Facture standard Exemple
Le circuit en pratique Le fournisseur dépose la facture sur sa plateforme agréée, qui la transmet à celle de votre entreprise Votre équipe vérifie le destinataire, les montants et la livraison ou la prestation, puis traite les éventuels écarts La personne habilitée effectue le paiement et le fournisseur rapproche l’encaissement de la facture À conserver Facture, commande ou accord commercial, preuve de livraison ou de réalisation et preuve du règlement
Le point de vigilance Alexma Une facture disponible sur la PA n’est pas forcément validée ni payée
Ouvrir ce cas pratique → Un tiers paie la facture Exemple
Le circuit en pratique La facture identifie l’entreprise qui achète, même si une autre personne ou structure paie à sa place L’acheteur contrôle la facture et communique au tiers payeur les informations nécessaires, selon l’organisation convenue Le tiers effectue le règlement et les parties rapprochent ce paiement de la bonne facture À conserver Facture au nom du véritable acheteur, accord avec le tiers, relevé des sommes avancées et justificatif de paiement
Le point de vigilance Alexma Le tiers payeur et l’acheteur sont 2 rôles distincts
Ouvrir ce cas pratique → Achat en magasin Exemple
Le circuit en pratique Avant l’édition de la facture, donnez la dénomination, le SIREN et les informations d’adressage de votre entreprise Précisez que l’achat est payé sur place pour que la facture professionnelle reflète le règlement et le solde restant dû Si la facture est demandée après le ticket, faites relier les 2 documents par le vendeur pour éviter de compter 2 fois la même vente À conserver Facture professionnelle, ticket utile au rapprochement et preuve du paiement
Le point de vigilance Alexma Le paiement par carte professionnelle ne suffit pas à identifier l’entreprise comme acheteur
Ouvrir ce cas pratique → Note de restaurant Exemple
Le circuit en pratique Demandez au restaurateur une facture identifiant votre entreprise et signalez le caractère déjà payé du repas Pour une opération relevant du circuit électronique, le restaurateur adresse la facture à la PA de l’entreprise lorsqu’elle est identifiée comme acheteur assujetti Le salarié joint le justificatif à sa note de frais, avec le motif professionnel et les informations attendues par l’employeur À conserver Note ou facture, preuve du règlement, date, motif du repas et identité des invités lorsque nécessaire
Le point de vigilance Alexma Les notes de restaurant peuvent relever de tolérances particulières de facturation
Ouvrir ce cas pratique → Ticket de péage Exemple
Le circuit en pratique En paiement à la borne, conservez le reçu de péage pour justifier le trajet et la dépense Avec un abonnement professionnel, retrouvez la facture établie au nom de l’entreprise et vérifiez les trajets concernés Si le collaborateur a avancé les frais, rapprochez sa note de frais du ticket ou de la facture avant de le rembourser À conserver Ticket ou facture d’abonnement, date, trajet, motif professionnel et preuve de l’avance personnelle
Le point de vigilance Alexma Le reçu d’une borne et la facture d’un abonnement professionnel ne suivent pas nécessairement le même circuit
Ouvrir ce cas pratique → Encaissement partiel ou annulé Exemple
Le circuit en pratique Rapprochez chaque encaissement de la facture concernée en conservant son montant et sa date réels Lorsque la transmission des données de paiement est requise, déclarez chaque encaissement partiel via l’outil relié à votre PA En cas d’erreur, corrigez l’encaissement précédemment déclaré puis affectez le règlement à la bonne facture selon la procédure de l’outil À conserver Facture, relevé bancaire, détail des règlements successifs et trace de toute correction
Le point de vigilance Alexma N’indiquez pas la totalité comme encaissée après un premier règlement partiel
Ouvrir ce cas pratique → Plusieurs commandes ou livraisons Exemple
Le circuit en pratique Conservez le numéro de chaque commande et les bons de livraison correspondants Faites vérifier que le logiciel de facturation et la PA savent gérer les références multiples, notamment au niveau des lignes de facture À réception, rapprochez les lignes des achats et livraisons concernés avant de valider le total et de préparer le paiement À conserver Facture récapitulative, commandes, bons de livraison et références des chantiers ou adresses de livraison
Le point de vigilance Alexma Un format standard simple ne transporte pas toujours toutes les informations nécessaires
Ouvrir ce cas pratique → Frais au nom de l’entreprise Exemple
Le circuit en pratique La salariée fournit les coordonnées de l’entreprise, son SIREN et les informations d’adressage électronique Le fournisseur transmet la facture professionnelle en tenant compte du paiement déjà effectué L’entreprise retrouve la facture sur sa PA et rembourse la salariée via la note de frais, après rapprochement des pièces À conserver Facture de l’entreprise, identité de la personne ayant avancé les fonds, preuve du paiement et note de frais
Le point de vigilance Alexma Il n’y a qu’un achat mais 2 circuits : la facture fournisseur et le remboursement du salarié
Ouvrir ce cas pratique → Frais au nom du salarié Exemple
Le circuit en pratique Le salarié conserve le justificatif et précise qu’il s’agit d’une dépense engagée pour l’entreprise S’il faut une facture professionnelle, il contacte le fournisseur pour l’obtenir avec l’identité de la bonne société L’entreprise traite la demande de remboursement et fait vérifier par le cabinet la qualité du justificatif et le traitement de TVA À conserver Justificatif initial, facture corrigée ou complémentaire s’il y en a une, preuve du paiement et motif professionnel
Le point de vigilance Alexma Une facture au nom du salarié n’identifie pas l’employeur comme acheteur dans le circuit B2B
Ouvrir ce cas pratique → Sous-traitance et paiement direct Exemple
Le circuit en pratique Le sous-traitant facture le titulaire du marché, en identifiant le tiers payeur et le régime de TVA applicable Le titulaire contrôle la prestation et organise les validations prévues par le marché, puis établit sa propre facture au client final Le client règle les bénéficiaires selon les accords et chaque entreprise rapproche les sommes reçues ou réglées des factures concernées À conserver Contrat de sous-traitance, délégation ou dispositif de paiement direct, factures, validations et preuves des règlements
Le point de vigilance Alexma Le paiement direct ne fait pas disparaître la relation de facturation entre le sous-traitant et le titulaire
Ouvrir ce cas pratique → Co-traitance Exemple
Le circuit en pratique Identifiez les rôles de l’acheteur final, du mandataire et de chaque co-traitant, ainsi que les destinataires des factures Appliquez le circuit de visa et de transmission prévu au contrat, en distinguant le marché privé du marché public Rapprochez les factures, les décomptes et les paiements attribués à chaque intervenant avant de solder le marché À conserver Convention de groupement ou contrat, factures, visas du mandataire, décomptes et justificatifs de règlement
Le point de vigilance Alexma La personne qui valide une facture n’est pas nécessairement celle qui la paie
Ouvrir ce cas pratique → Commande pour le compte d’un client Exemple
Le circuit en pratique Le mandat précise que l’intermédiaire agit pour le compte du client et définit les conditions de commande et de paiement Le fournisseur établit la facture au nom du véritable acheteur, c’est-à-dire le client, et le circuit permet au tiers d’organiser le règlement Le tiers justifie l’avance et demande son remboursement conformément au mandat et au traitement validé avec le cabinet À conserver Mandat préalable, facture au nom du client, preuve du paiement par le tiers et détail des sommes remboursées
Le point de vigilance Alexma Une somme avancée n’est pas automatiquement un débours hors TVA
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